Podatek u źródła (WHT) – kiedy i jak go pobierać?

Podatek u źródła, znany również jako withholding tax (WHT), to specyficzny rodzaj podatku dochodowego, który jest potrącany bezpośrednio od płatności dokonywanych nierezydentom. Dotyczy on przede wszystkim transakcji międzynarodowych i ma na celu zapewnienie, że dochody uzyskane przez podmioty zagraniczne na terytorium polski zostaną opodatkowane. Zrozumienie zasad pobierania i odprowadzania tego podatku jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą z zagranicznymi partnerami.

Czym jest podatek u źródła i kogo dotyczy?

Podatek u źródła jest podatkiem, który płatnik jest zobowiązany potrącić od wypłacanego wynagrodzenia lub innego dochodu na rzecz odbiorcy, który nie jest polskim rezydentem podatkowym. Odbiorcą tym może być osoba fizyczna lub prawna, spółka nieposiadająca osobowości prawnej, a także inne podmioty zagraniczne. Kluczowym kryterium jest brak rezydencji podatkowej w polsce, co oznacza, że podmiot zagraniczny nie podlega w polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Podatek ten jest pobierany od dochodów uzyskanych z różnych źródeł, takich jak: dywidendy, odsetki, należności licencyjne, opłaty za usługi niematerialne, czy też należności za usługi o podobnym charakterze.

Kiedy powstaje obowiązek poboru podatku u źródła?

Obowiązek poboru podatku u źródła powstaje w momencie dokonania płatności na rzecz nierezydenta. Szczegółowe zasady określają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Kluczowe jest ustalenie, czy wypłacana należność stanowi dochód podlegający opodatkowaniu w polsce. Zazwyczaj dotyczy to dochodów, które mają swoje źródło w polsce. Warto również pamiętać o istnieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które mogą wpływać na stawki podatku u źródła lub całkowicie go zwalniać w określonych sytuacjach.

Rodzaje dochodów objętych podatkiem u źródła

Do najczęściej spotykanych kategorii dochodów, od których pobiera się podatek u źródła, należą:

• Dywidendy i inne przychody z tytułu udziału w zyskach osób prawnych: Wypłacane przez polskie spółki swoim zagranicznym udziałowcom.
• Odsetki: Uzyskiwane przez nierezydentów od polskich podmiotów.
• Należności licencyjne: Opłaty za korzystanie z praw autorskich, patentów, znaków towarowych, know-how.
• Opłaty za usługi niematerialne: Czyli usługi o podobnym charakterze, takie jak doradztwo, księgowość, marketing, badania rynku.
• Należności z tytułu praw autorskich i pokrewnych, praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych.
• Należności za korzystanie z urządzeń przemysłowych, w tym także z fakturowania lub podobnych urządzeń.
• Opłaty za usługi o podobnym charakterze do wymienionych powyżej.

Jak pobierać podatek u źródła? Procedura krok po kroku

Proces poboru podatku u źródła wymaga od płatnika staranności i znajomości obowiązujących przepisów. Podstawową stawką podatku u źródła jest 19% dla osób prawnych i 20% dla osób fizycznych, chyba że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania lub przepisy szczególne stanowią inaczej.

1. Identyfikacja obowiązku: Ustalenie, czy wypłacana należność kwalifikuje się jako dochód podlegający opodatkowaniu u źródła i czy odbiorca jest nierezydentem.
2. Weryfikacja dokumentacji: W przypadku ubiegania się o preferencyjne stawki podatkowe lub zwolnienie, konieczne jest uzyskanie od odbiorcy certyfikatu rezydencji. Dokument ten potwierdza miejsce rezydencji podatkowej odbiorcy.
3. Zastosowanie właściwej stawki: Na podstawie przepisów prawa i ewentualnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, należy zastosować odpowiednią stawkę podatku.
4. Potrącenie podatku: Podatek należy potrącić od wypłacanej kwoty, a następnie odprowadzić go do właściwego urzędu skarbowego.
5. Złożenie deklaracji: Płatnik jest zobowiązany do złożenia odpowiedniej deklaracji podatkowej (np. PIT-8AR, CIT-10Z) do urzędu skarbowego oraz do przekazania informacji o pobranym podatku odbiorcy.

Ulgi i zwolnienia w podatku u źródła

Polskie prawo, podobnie jak umowy międzynarodowe, przewiduje szereg ulg i zwolnień od podatku u źródła. Najczęściej spotykanym mechanizmem jest zastosowanie obniżonej stawki podatku lub całkowite zwolnienie z opodatkowania, pod warunkiem przedstawienia przez odbiorcę ważnego certyfikatu rezydencji. Dodatkowo, Unia Europejska wprowadziła dyrektywy, które mogą wpływać na zasady opodatkowania, szczególnie w przypadku płatności dokonywanych między podmiotami z różnych krajów członkowskich (np. dyrektywa Parent-Subsidiary).

Certyfikat rezydencji – kluczowy dokument

Certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwy organ podatkowy kraju, w którym znajduje się rezydencja podatkowa odbiorcy płatności. Jego celem jest potwierdzenie, że odbiorca jest rezydentem podatkowym innego państwa i podlega tam opodatkowaniu. Bez ważnego certyfikatu rezydencji, płatnik zazwyczaj jest zobowiązany do pobrania podatku u źródła według stawki krajowej, bez uwzględniania postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Odpowiedzialność płatnika i konsekwencje błędów

Niewłaściwe obliczenie, potrącenie lub odprowadzenie podatku u źródła może skutkować poważnymi konsekwencjami dla płatnika. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie może prowadzić do nałożenia sankcji karnoskarbowych, odsetek za zwłokę, a także obowiązku zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Dlatego też, należyta staranność w stosowaniu przepisów dotyczących podatku u źródła jest absolutnie kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym.